Einführung von Salesforce als Ergänzung zu SAP

Ich stand vor der Herausforderung, die Effizienz und Genauigkeit der Auftragsbearbeitung im Aussendienst eines Kunden zu steigern. Bisher nutzten die Aussendienstmitarbeitenden SAP zur Auftragsverwaltung, jedoch wurden die Prozesse als umständlich und zeitintensiv empfunden. Um diesen Herausforderungen zu begegnen, begleiteten wir die Integration von Salesforce als Ergänzung zu SAP. Ziel war es, die Auftragserfassung zu erleichtern und durch die Einführung neuer Prozesse wie Lead- und Opportunity-Management die Vertriebsaktivitäten zu professionalisieren.

Projektübersicht

Die Implementierung von Salesforce umfasste mehrere Schlüsselbereiche:

1. Integration von Salesforce mit SAP:
   • Ziel war es, eine nahtlose Datenübertragung zwischen Salesforce und SAP sicherzustellen.
   • Die Integration ermöglichte es den Aussendienstmitarbeitenden, Kundeninformationen und Aufträge in Salesforce zu erfassen, die dann automatisch mit SAP synchronisiert wurden.
2. Anpassung der Prozesse:
   • Die Einführung neuer Prozesse für die systematische Bearbeitung von Leads und Opportunities.
   • Entwicklung eines strukturierten Workflows, um sicherzustellen, dass alle Leads und Opportunities durch festgelegte Schritte bearbeitet werden.
3. Schulung und Einführung der Mitarbeitenden:
   • Umfassende Schulungsprogramme für Mitarbeitende, um den Umgang mit Salesforce zu erlernen.
   • Auswahl und Schulung von Key Usern in den einzelnen Teams, die als erste Ansprechpartner und Trainer für ihre Kolleginnen und Kollegen fungierten.

Herausforderungen und Lösungen

1. Widerstand gegenüber neuen Prozessen:
   • Herausforderung: Viele Mitarbeitende empfanden die neuen Prozesse als zusätzliche Belastung und hatten Schwierigkeiten, die Notwendigkeit der Umstellung zu verstehen.
   • Lösung: Wir setzten auf eine transparente Kommunikation, um die Vorteile der neuen Systeme zu erklären. Erfolgsgeschichten von Teams, die bereits positive Ergebnisse erzielt hatten, wurden geteilt, um das Vertrauen in die neuen Prozesse zu stärken. Zusätzlich wurden regelmässige Feedbackrunden organisiert, um auf die Bedenken der Mitarbeitenden einzugehen und Anpassungen vorzunehmen.
2. Gefühl der Mitarbeitenden bezüglich der Professionalisierung von Leads und Opportunities:
   • Herausforderung: Die Mitarbeitenden waren es bisher gewohnt, Leads und Opportunities weniger strukturiert zu bearbeiten, was zu anfänglichem Widerstand gegenüber der professionellen Systematisierung führte.
   • Lösung: Die Vorteile einer systematischen Bearbeitung wurden durch praxisnahe Beispiele und Erfolgsgeschichten verdeutlicht. Schulungen fokussierten auf die Effizienzgewinne und die Vereinfachung der alltäglichen Arbeit. Um den Übergang zu erleichtern, wurden Pilotprojekte mit ausgewählten Key Usern gestartet, die anschliessend als Multiplikatoren in ihren Teams fungierten.
3. Technische Integration von Salesforce und SAP:
   • Herausforderung: Die technische Umsetzung der Integration von Salesforce und SAP war komplex und erforderte eine enge Zusammenarbeit zwischen den IT-Teams beider Systeme.
   • Lösung: Wir arbeiteten eng mit erfahrenen IT-Beratern zusammen, um eine reibungslose Integration zu gewährleisten und alle potenziellen Probleme frühzeitig zu identifizieren und zu beheben. Zusätzlich wurden umfangreiche Tests durchgeführt, um die Funktionalität und Stabilität der Integration sicherzustellen.

Testphasen

Die Einführung von Salesforce wurde schrittweise durchgeführt, beginnend mit einer Testphase:

1. Pilotphase mit Key Usern:
   In der ersten Phase wurden ausgewählte Key User in verschiedenen Teams geschult und mit der neuen Software ausgestattet. Diese Key User hatten die Aufgabe, die neuen Prozesse in ihrem Tagesgeschäft zu testen und Feedback zu geben.
2. Anpassung basierend auf Feedback:
   Basierend auf dem Feedback der Key User wurden notwendige Anpassungen vorgenommen, um die Benutzerfreundlichkeit und die Effektivität der neuen Prozesse zu verbessern.
3. Rollout an alle Mitarbeitenden:
   Nach der erfolgreichen Pilotphase und der Implementierung der Verbesserungen wurde Salesforce schrittweise an alle Mitarbeitenden ausgerollt. Begleitend dazu wurden weitere Schulungen angeboten, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeitenden die neuen Systeme effektiv nutzen konnten.

Ergebnisse

• Verbesserte Effizienz: Die Aussendienstmitarbeitenden konnten Aufträge schneller und genauer erfassen, was zu einer erhöhten Kundenzufriedenheit führte.
• Professionalisierung des Vertriebsprozesses: Die systematische Bearbeitung von Leads und Opportunities ermöglichte es, potenzielle Kunden gezielter anzusprechen und die Abschlussquoten zu erhöhen.
• Positive Mitarbeitendenreaktionen: Trotz anfänglicher Skepsis erkannten die Mitarbeitenden schnell die Vorteile der neuen Prozesse und Systeme, was zu einer höheren Akzeptanz und Zufriedenheit führte.

Fazit

Die Einführung von Salesforce als Ergänzung zu SAP war ein strategischer Schritt, der die Effizienz und Professionalität der Vertriebsprozesse signifikant verbesserte. Durch die gezielte Schulung der Mitarbeitenden und die transparente Kommunikation konnten wir die Herausforderungen erfolgreich meistern und eine nachhaltige Verbesserung der Vertriebsleistung erreichen.